Administratieve automatisatie, met persoonlijke touch

Protel, sinds jaar en dag een veelgebruikt property management systeem in de hotelindustrie, stroomlijnt en optimaliseert de dagelijkse operaties van hotels. De exclusieve verdeler voor België en Luxemburg is Focus Hospitality uit Wilrijk. Daarnaast verdeelt het bedrijf ook de betaalsystemen van Planet Payment en RevControl Revenue Management, een marktanalyse- en een prijszettingstool.

Protel biedt een reeks hulpmiddelen die essentieel zijn voor het effectief beheren van hotelactiviteiten, zoals reserveringsbeheer, check-in- en check-outprocessen, kamerbeheer, facturatie en rapportage. Dit systeem integreert ook naadloos met andere systemen waardoor het een centraal punt wordt voor alle hotelactiviteiten. “We merken in de sector de steeds toenemende drang naar administratieve automatisatie”, steekt Céline Snauwaert, Hospitality Consultant, van wal. “Om niet te zeggen dat het echt een vlucht neemt. Met Protel spelen we daar perfect op in.”

Het Protel PMS-systeem kan gemakkelijk reserveringen van verschillende bronnen zoals directe boekingen, OTA’s en walk-ins integreren en beheren. Dit vermindert de kans op overboekingen en garandeert een soepeler reserveringsproces. Het systeem biedt realtime updates over de status van kamers, waardoor de medewerkers snel kunnen reageren op veranderingen. Dit leidt tot een efficiëntere toewijzing van kamers en verbetert de gastervaring. Protel PMS automatiseert de facturatieprocessen, wat tijd bespaart en de nauwkeurigheid verhoogt. Het systeem kan ook worden gekoppeld met boekhoudsoftware, waardoor de financiële administratie gestroomlijnd wordt.

Hotelmanagers kunnen gedetailleerde rapporten genereren over bezettingsgraden, inkomsten, gastenvoorkeuren en andere operationele gegevens. Deze inzichten zijn cruciaal voor strategische besluitvorming. Door het automatiseren van routinetaken kan het hotelteam zich meer richten op gastenservice. Protel PMS biedt ook functionaliteiten zoals gepersonaliseerde gastenprofielen, waardoor hotels een meer op maat gemaakte ervaring kunnen bieden.

Céline: “We gaan er bij Focus Hospitality prat op altijd en overal het lokale aanspreekpunt met persoonlijke begeleiding en advies te zijn. We zijn er voor de klant in eigen taal en verlenen graag advies en ondersteuning op maat, zowel face to face, telefonisch of via e-mail. Zo weten we snel wat er leeft in de sector. Daardoor combineren we gebruikelijk ons PMS-systeem met Planet Payment, geautomatiseerde betalingsverwerking die naadloos geïntegreerd is in Protel. Dit systeem biedt het hotel een veilige manier om betalingen, reserveringen, kredietkaartbetalingen, … te verwerken. Op die manier verkleinen we de foutenmarge in de backoffice substantieel.”

Ook dynamische prijszetting wint steeds meer aan belang. “Daar hebben we dan de combinatie van Protel en RevControl voor. RevControl Revenue Management doet een volledige analyse van de markt en hoe de prijszetting van de concurrentie is. Aan de hand van die data, alsook de historische data en de forecast en evenementen, doet het programma dan voorstellen naar tarieven. Die voorstellen kunnen ofwel volledig automatisch geaccepteerd worden of na tussenkomst van de gebruiker. Daar haal je als hotel natuurlijk een zeer groot concurrentieel voordeel uit. Vroeger belde je naar een hotel, je vroeg wat de prijs voor een kamer was en je kreeg altijd hetzelfde antwoord. Of het nu week of weekend was, het hotel al dan niet bijna vol zat, of het speciale dagen in de regio waren, … De prijs bleef nagenoeg identiek. Maar de grotere hotels passen al een hele tijd dynamische prijszetting toe, een beetje zoals in de luchtvaartsector. RevControl maakt dit voor de volledige sector bereikbaar. Zo kunnen nu ook de familiale, onafhankelijke hotels profiteren van een betere prijszetting. En dus meer opbrengst genereren”, besluit Céline Snauwaert.