Betere hotelervaring en meer operationele efficiëntie door digitale sleutels

De hotelsector is een branche die op technologisch vlak volop in beweging is. Een van de meest opvallende veranderingen is de switch van klassieke sleutels en badges naar digitale toegangsoplossingen. Deze innovatieve technologie heeft niet alleen een impact op de hotelervaring van gasten, bezoekers en werknemers, maar draagt ook bij aan een veiligere hotelomgeving en operationele efficiëntie. In dit artikel beantwoorden we enkele veelgestelde vragen over dit thema.

Hoe verbeteren digitale toegangsoplossingen de hotelervaring van gasten en werknemers?

De toepassing van digitale sleutels leidt voor hotelgasten tot een eenvoudiger, sneller, makkelijker en veiliger in- en uitcheckproces. Het vervangen van traditionele badges door digitale sleutels maakt komaf met vervelende wachttijden aan de receptie en geeft gasten tegelijk een groter gevoel van controle over hun hotelverblijf. Een ander voordeel is dat de kans op verlies of diefstal van een fysieke sleutel of badge tot nul herleid wordt. Ook hotel­medewerkers genieten van tal van voordelen: ze moeten geen badges meer afgeven of recupereren en ze kunnen vlot een toegang herboeken als een gast een reservering wijzigt. Tot slot is er het duurzaamheidsaspect, met minder plastic badges in omloop.

Toegangscomfort en barrièrevrijheid zijn dus onmiskenbaar grote troeven van nieuwe toegangstechnologie. Denk bijvoorbeeld aan een 24/7-aanbod van toegangsmogelijkheden, met onder meer de mogelijkheid om ’s nachts een buitendeur te openen. Digitale sleutels kunnen op een flexibele manier geprogrammeerd worden, met toegang tot hotelkamer, vergaderruimte, wellnessfaciliteiten en restaurant. Bovendien heeft het hotelpersoneel een duidelijker overzicht van de toegangen en het aantal personen in het hotel. Er is ook geen gedoe meer met verloren sleutels, RFID-kaarten of badges. Elektronische sleutels en bijhorende toegangsrechten kunnen trouwens makkelijk en snel gewist worden, zowel voor hotelgasten als -medewerkers. Een zieke of ontslagen hotelmedewerker? Dan pas je in een mum van tijd zijn of haar toegangsrechten aan.

Last but not least bieden digitale toegangsoplossingen hotelmedewerkers de kans om snel en flexibel in te spelen op veranderende omstandigheden, bijvoorbeeld door toegang te verlenen tot een nieuwe hotelkamer als een kwaliteitsissue opduikt. Dit bewijst hoe nieuwe technologie de hotelervaring van gasten een echte boost kan geven.

Met welke uitdagingen worden hoteluitbaters geconfronteerd bij de implementatie van digitale sleutels?

Het implementeren van nieuwe toegangstechnologie is niet voor elke hoteluitbater haalbaar. Kleine en middelgrote hotels beschikken namelijk niet over dezelfde budgetten als grotere hotelketens. Ook de integratie van deze oplossingen in de gebouwbeheersystemen van het hotel kan een uitdaging zijn. Hierbij is een goede en proactieve ondersteuning van de softwareleverancier en de fabrikant van de toegangsoplossingen essentieel.

In elk geval vergt het investeren in licenties, software en ondersteunende diensten – in plaats van in klassieke hardware – een andere mindset van een hoteluitbater. Run je een bescheiden hotel en wil je investeren in een self-automated klantenservice? Besef dan goed dat hierbij heel wat komt kijken, zoals een eigen website, boekinglicentie, cloudhosting, betalingssysteem en extra wifibandbreedte. Ook het risico op hacking is een issue om nauwgezet op te volgen, al staat dit bij alle leveranciers en producenten met stip bovenaan de prioriteitenlijst. Security is namelijk essentieel in de hotelsector. Het verzekeren van de veiligheid van gegevens en personen blijft in een tijd van groeiende cybercrime een uitdaging waarop geen compromissen geduld worden. Ook het garanderen van een volledige dekking in een hotel bij draadloze toepassingen is een must, met zogenaamde ‘dead zones’ en interferentie door bewegend materiaal als belangrijke aandachtspunten. 

Hoe kunnen digitale sleutels bijdragen aan de veiligheid van zowel hotelgasten als -medewerkers?

De toepassing van mobile keys biedt hoteluitbaters en -medewerkers de mogelijkheid om volledige controle te behouden over de toegang tot en de circulatie in en rond het hotel, waarbij deze situaties ook in real time aangepast kunnen worden. Bovendien bieden digitale toegangssystemen gedetailleerde logs, waarmee je in jouw hotel kan bijhouden wie, waar en wanneer toegang heeft gekregen tot verschillende ruimtes. Die traceerbaarheid kan erg handig zijn voor beveiligingsdoeleinden.

Dergelijke toegangscontrole voorkomt ongewenste bezoekers: door een beveiliging van de perimeter – bijvoorbeeld een ondergrondse parking – kan je als hoteluitbater je gasten enkel toegang geven tot de specifieke verdieping van hun gereserveerde hotelkamer. Ook ’s nachts garandeert een gecontroleerde toegang een extra veilige hotelomgeving. Je kan digitale sleutels toepassen op inbraakwerende deuren, gecombineerd met camerabewaking en omgevingsverlichting.

Nog belangrijk om te vermelden is het gebruik van multifactor-authenticatie (MFA), samen met de mogelijkheden om via gezichtsherkenning deuren te openen. Onder het motto ‘open your space with your face’ is het namelijk mogelijk om via een webcam toegang tot hotelruimtes te verlenen waar het gebruik van een smartphone of badge praktisch wat moeilijker is, zoals de toegang tot een saunaruimte in een hotel.

Welke rol spelen de smartphone en mobiele apps bij de adoptie van digitale toegangsoplossingen in de hotelsector?

Experten in de sector van digitale toegangsoplossingen stellen vast dat het gebruik van smartphone en apps voor toegangscontrole en -verlening in hotels nog niet de standaard is. Dit zal de komende jaren ongetwijfeld veranderen. Een shift van fysieke naar digitale sleutels is aan een opmars bezig. Niet enkel in hotels trouwens, maar in andere kantoorgebouwen, winkels, ziekenhuizen en zelfs privéwoningen.

De adoptiegraad van smartphone en apps wordt onder meer bepaald door de technische uitdagingen en het bijhorende prijskaartje. Door de vele voordelen van deze manier van werken – van gebruiksgemak en operationele efficiëntie tot meer veiligheid – is deze opmars niet meer te stuiten. Bovendien transformeert de smartphone alsmaar meer tot badge of sleutel. Het is boeiend om te zien hoe dit toestel omgetoverd kan worden tot een digitale sleutel door speciale apps en beveiligingsprotocollen, waardoor gebruikers draadloos deuren kunnen ontgrendelen en toegang krijgen tot beveiligde ruimtes met een eenvoudige tik of swipe op hun scherm.

Vooral de jonge generatie hecht veel belang aan een laagdrempelige en gebruiksvriendelijke online omgeving om toegangscodes te verkrijgen. Jongeren verkiezen snelheid en gebruiksgemak, in plaats van via een receptiedesk van een hotel een badge aan te vragen. Bovendien kan deze technologie verrijkt worden met extra digitale diensten, zoals bijvoorbeeld het online boeken van een shuttledienst, taxi of restaurantbezoek in de buurt van een hotel. ■